Se folk, resurser og deres tilgængelighed

Time-overblikket i Zylinc Attendant Console, Contact Center, Service Center og Team Center viser personer og andre resurser, fx mødelokaler eller køer, samt information om deres status og tilgængelighed.

Hvor mange personer og resurser du kan se i Time-overblikket afhænger af, om du har søgt eller om du har valgt en bestemt gruppe.

Indtil du har søgt eller valgt en gruppe, vil Time-overblikket enten være tomt eller vise samtlige personer og resurser. Præcis hvad dit Time-overblik viser, og hvordan det viser det, afhænger af din opsætning. Spørg din Zylinc-administrator, hvis du er i tvivl.

Time-overblikkets kalender viser folks aftaler.

Hvis du ikke kan se kalenderen, så prøv at højreklikke i Time-overblikkets overskriftsrække og vælg så Kalender. Det er ikke sikkert, I bruger Time-overblikkets kalender i jeres organisation.

Kalenderen viser som standard én dag, men du kan vælge et andet antal dage (se Rediger kalenderindstillinger). Hvis kalenderen viser mere end én dag, kan du klikke på en dato i Time-overblikkets overskriftsrække for at fokusere på den valgte dag. For at gå tilbage til standardvisningen, skal du klikke på datoen igen.

Kalenderen viser aftaler som farvede bjælker. En bjælkes længde og placering viser start- og sluttidspunktet for aftalen.

Farven viser aftaletypen. Hvis kun bjælkens kant er farvet, er personen eller resursen tilgængelig under aftalen.

Hvis nogen har aftaler før eller efter det tidsrum, du kan se, vil der blive vist en pil i højre eller venstre side af kalenderen. Farven på pilen vil vise hvilken type aftale, det drejer sig om. Hvis nogen har aftaler der overlapper, vil de blive vist ved siden af hinanden.

Eksempler på aftaler i kalenderen:

Almindelig aftale
Nogen har en aftale, men vedkommende er dog tilgængelig
Nogen har to aftaler som overlapper
Nogen havde en aftale tidligere (og var tilgængelig under aftalen)
Nogen har en aftale senere på dagen
Nogen har en påmindelse

Hvis du vi se alle en persons eller resurses aftaler på separate rækker, skal du klikke på ved siden af personens eller resursens navn.

Hvis I bruger farvekoder (se Tilpas indhold og udseende i det følgende), kan du se en farvekodeforklaring øverst i Time-overblikket. Hvis du kun vil se en bestemt type aftaler, så vælg den pågældende farve i farvekodeforklaringen.

Time-overblikket betsår af kolonner med forskellig information, fx telefonnumre, status eller afdelinger. Du kan tilpasse Time-overblikket, så det viser de kolonner, der er vigtigst for dig.

Du kan også tilpasse Time-overblikkets udseende, fx om der skal være skyggeeffekter eller om der skal vises forklaringer.

Højreklik i Time-overblikkets overskriftsrække og vælg de kolonner, du vil have vist.

Du kan vælge mellem disse kolonner (i det følgende antager vi, at du vil se information om personer, men Time-overblikket kan selvfølgelig lige så vel vise information om resurser, fx om mødelokaler).

  • Aktivitet: Tekster om igangværende aktiviteter.

  • Aktivitet status: Ikoner der viser status på igangværende aktivitet.

  • Agentstatus: Ikoner der viser agenters igangværende aktivitet.

  • Alt. kontakt: Alternativ kontaktperson. I Rediger indstillinger kan du se mere om at lave en genvej til at se folks alternative kontaktpersoner i Time-overblikket.

  • Tilgængelig fra: Hvornår folk vil være tilgængelige. Tom hvis de allerede er tilgængelige.

  • Notering: Noterede opkald der venter på nogen.

  • Kalender: Vis kalender i Time-overblikket.

  • Organisation

  • Afdeling

  • E-mail

  • Udvid/Luk: Automatisk aktiveret, hvis du bruger kalenderen. Hvis nogen har flere aftaler i løbet af dagen, kan du klikke på i denne kolonne for at få vist hver aftale på en separat række.

  • Jabber: Ikoner der viser folks status i Jabber®. Jabber er en platform, hvor man kan sende hinanden beskeder. Dobbeltklik på et ikon for at sende nogen en Jabber-besked.

  • Jabber status: Folks Jabber-status.

  • Søgeord: Du kan finde folk ved at søge på deres søgeord i stedet for deres almindelige kontaktinformation. Du kan tilføje og fjerne søgeord, fx om folks særlige kompetencer, når du redigerer information om folks egenskaber.

  • Linjestatus: Status på folks telefoner. Dobbeltklik på et statusikon for at ringe. Hvis nogens telefon ringer, kan du dobbeltklikke på ikonet for at besvare opkaldet.

  • Ledet af: Navne på folks ledere.

  • Mobilnummer: Folks mobilnumre. Dobbeltklik på et nummer for at ringe til det.

  • Mobilstatus: Status på folks mobiltelefoner. Dobbeltklik på et statusikon for at ringe.

  • Navn: Folks navne. Hvis du har valgt en gruppe, vil gruppens navn blive vist i parentes i denne kolonnes overskrift.

  • Note: Yderligere information. Du kan skive en note, når du redigerer information om nogens egenskaber.

  • Kontornavn: Navne på kontorlokationer. Denne kolonner er nyttig, hvis du vil sortere Time-overblikket efter kontorer.

  • Kontornummer: Numre på folks kontortelefoner. Dobbeltklik på et nummer for at ringe til det.

  • Organisation: Nyttig, hvis du vil sortere Time-overblikket efter organisation.

  • Sametime: Ikoner der viser folks status i Sametime®. Sametime er en platform, hvor man kan sende hinanden beskeder.

  • SfB: Ikoner der viser folks status i Skype for Business. Dobbeltklik på et ikon for at starte en Skype for Business-session med nogen.

  • SfB-aktivitet: Folks aktivitet i Skype for Business.

  • SfB-placering: Folks placering som de har angivet den i Skype for Business.

  • SfB-nummer: Folks Skype for Business-numre. Dobbeltklik på et nummer for at ringe til det.

  • Lokalnummer: Dobbeltklik på et nummer for at ringe til det.

  • Emne: Emne for folks igangværende kalenderaftaler.

  • Titel: Folks jobtitler.

  • Kombineret tilstedeværelse: Folks samlede status baseret på fx. deres kalender, linjestatus, mobilstatus og Skype for Business-status. I Indstillinger kan du vælge, hvad kombineret tilstedeværelse skal være baseret på.

Du kan tilpasse udseendet af Time-overblikket og dets kalender.

Afhængigt af hvilket Zylinc-program du bruger, kan du enten vælge det ønskede udseende i en værktøjslinje øverst i Time-overblikket eller ved at vælge Filer > Time-præferencer i menuen.

  • Vis emne: Få vist aftalers emner på de farvede bjælker i kalenderen.

  • Vis timelinjer: Tynde lodrette linjer for hver time i kalenderen.

  • Mal med skygge: Skyggeeffekt på de farvede bjælker i kalenderen.

  • Vis oversigtslinje: Linje i bunden af kalenderen der viser travlhed for valgte personer. Hvis du vælger flere forskellige personer i Time-overblikket, vil linjen opsummere deres aftaler. Jo mere klart gul linjen er, jo mindre tilgængelige er de valgte personer.

  • Vis kun brugere med aftaler: Vis kun brugere der har aftaler i det viste tidsrum. Nyttigt, hvis du vi se, hvor mange der er ikke er tilgængelige i en given periode.

    Hvis nogen er skjult, fordi de ikke har en aftale, vil du ikke kunne søge efter dem.

  • Vis farvekoder: Vis forklaring til hvad de enkelte farvekoder betyder. Du kan bruge dette til kun at få vist en bestemt type aftale, hvis du klikker på aftaletypens farve i farvekodeforklaringen.

  • Skjul tidligere aftaler: Opdater automatisk der viste tidsrum, så kun aftaler fra det gældende tidspunkt på dagen og fremover vises.

  • Skjul afbrudt ikon: Folks telefonstatus vil ikke blive vist, hvis deres telefoner er afbrudt.

  • Brugere vist: Kun tilgængelig, hvis du bruger et Zylinc-program, hvor man vælger sine præferencer i en værktøjslinje øverst i Time-overblikket. Vælg om du vi have vist personer, resurser, lokaler eller alle tre ting.

  • Interval: Tidsrum der skal vises i Time-overblikkets kalender.

Du kan sortere indholdet i de fleste af Time-overblikkets kolonner, når du klikker på den ønskede kolonnes overskrift. Kolonnen, som Time-overblikket er sorteret efter, vil have en mørkere overskrift.

Her beskrives specifikt statusikoner der anvendes i Zylinc-desktopprogrammer. For at få beskrivelser af ikoner der bruges ifm. status fra Skype for Business, Sametime eller Jabber, skal du slå op i dokumentationen til de pågældende produkter.

Linjestatus viser status på folks telefoner. I Time-overblikket kan du placere din markør over et ikon for at se mere information, fx hvem folk taler med.

De bruger ikke deres telefon lige nu, og de vil dermed kunne modtage nye opkald.

Deres telefon ringer.

De har slået Vil ikke forstyrres til

De har et igangværende opkald

De har et opkald på hold

De har ikke nogen telefon forbundet

Deres opkald bliver viderestillet

Deres opkald bliver viderestillet pga. en kalenderaftale

Deres opkald bliver permanent viderestillet.

Mobilstatus viser status på folks mobiltelefoner. I Time-overblikket kan du placere din markør over et ikon for at se mere information, fx hvem folk taler med.

Deres mobil er ledig, og de kan modtage nye opkald

De har et igangværende opkald

De har slået Vil ikke forstyrres til.

Deres mobil er offline

De er i udlandet (roaming) – dette ikon vises oven på et andet ikon der fortæller om den pågældendes mobilstatus

Kombineret tilstedeværelse er en sammenfatning af nogens samlede status fra forskellige kilder, fx deres kalender, linjestatus, mobilstatus og Skype for Business, så du hurtigt kan tjekke, om de er tilgængelige eller ej.

Tilgængelig

Optaget

Ikke til stede

I Rediger indstillinger kan du vælge, hvad der kombineret tilstedeværelse skal være baseret på.

Hvis du ofte har at gøre med bestemte personer eller resurser, kan du gøre dem til favoritter. Så vi de altid vil blive vist øverst i Time-overblikket.

For at gøre noget til favorit skal du højreklikke på deres navn i Time-overblikket og vælge Tilføj/fjern fra favoritter.

Når du har en favoritliste, har du mulighed for at trække i dine favoritter, så de kommer til at stå i en bestemt rækkefølge.

Dine favoritter er adskilt fra Time-overblikkets øvrige indhold med en vandret streg.

I Indstillinger kan du vælge, om dine favoritter skal vises eller skjules, når du søger.

For at sende en e-mail- eller SMS-besked til nogen, skal du højreklikke på vedkommendes navn i Time-overblikket og vælge Send besked. Se mere i Send en besked til nogen.

For at chatte med nogen kan du dobbeltklikke på Skype-statusikonet ved siden af deres navn.

Du kan dele nogens kontaktinformationer i en e-mail- eller SMS-besked. Det er praktisk, hvis du skal sende sådanne informationer om en kollega til en kunde eller vice versa.

For at dele en persons kontaktinformationer, skal du højreklikke på vedkommendes navn i Time-overblikket og vælge Del [navn på person]s kontaktinfo...

Hvis du deler en kollegas kontaktinformationer via e-mail, vil den pågældende kollegas digitale visitkort automatisk blive vedhæftet, hvis det er muligt.

For at se hvornår folk (og lokaler osv.) er ledige:

  1. Vælg de ønskede personer og resurser i Time-overblikket.

    Brug CTRL på dit tastatur til at vælge flere folk eller resurser ad gangen. Alternativt kan du vælge en gruppe. Hvis ikke alle gruppens medlemmer er relevante, kan du slette dem senere.

  2. Højreklik på det valgte og vælg Find ledig tid.

  3. Vælg mødets længde.

  4. Vælg det tidsrum du vil søge inden for.

  5. Klik på Søg for at se tider, hvor alle de valgte personer og resurser er ledige.

  6. Hvis du finder en passende tid, skal du vælge den i højre side af vinduet.

  7. Du kan kopiere informationen, så du fx kan bruge den i et andet program, med knappen Kopier til udklipsholder.

  8. For at booke et møde skal du vælge det præciste tidspunkt for mødet (der kan være mange muligheder, særligt hvis det drejer sig om et kort møde).

    Eksempel: Hvis alle er ledige mellem 10.00 og 11.00, og mødet tager 30 minutter, kan du vælge mellem 10.00-10.30, 10.15-10.45 og 10.30-11.00.

  9. Klik på Opret møde. Dit e-mail-program vil nu åbne (med de valgte personer og det valgte tidspunkt for mødet), så du nemt kan booke mødet.

Når du højreklikker på navne på personer eller resurser i Time-overblikket, kan du hurtigt få adgang til feler funktioner – hvis jeres Zylinc-administrator har aktiveret dem: