Tilføj og administrer brugere

1. I Grupper-overblikket, højreklik Brugerdefinerede personer, og vælg Opret bruger.

2. Højreklik brugeren, du lige tilføjede, og vælg Rediger.

3. Angiv detaljer om den nye bruger som beskrevet i Rediger bruger i det følgende. Vær opmærksom på Grupper-fanen, som er dér, hvor du angiver, hvem brugeren skal være synlig for.

Hvis du ikke har lyst til at tilføje brugere manuelt, en efter en, så kan du i stedet importere flere brugere ad gangen.

Inden du kan importere, skal du have specificeret de pågældende brugere i en fil, der følger et bestemt format, som Zylinc-programmet kan forstå. Den bedste måde at lære formatet at kende på er, at du først tilføjer en enkelt bruger manuelt, eksporterer indholdet af din Brugerdefinerede personer-gruppe, og derefter åbner den eksporterede fil i Notepad, Notepad++ eller et lignende program. På den måde kan du lære formatet at kende, for det er nemlig det samme format, man bruger til import. Dybest set bruger formatet en ny linje for hver bruger, og semikoloner til at adskille de enkelte oplysninger om hver bruger.

For at importere og eksportere, åbn Grupper-overblikket, højreklik Brugerdefinerede personer, og vælg en af disse tre muligheder:

• Eksporter alle: Gem alle brugerdefinerede personer og deres detaljer i en fil. Det kan være nyttigt, hvis du har sat dine brugerdefinerede personer op på en måde, så ikke alle kan se dem. Med denne mulighed kan du nemlig dele dine brugerdefinerede personer med kollegaer, der ellers ikke ville kunne se dem.

  Eksempel: Karen er receptionist, og hun har tilføjet nogle brugere, som kun hun selv kan se. Det drejer sig bl.a. om nogle lokale taxifirmaer og restauranter, som hun ofte har behov for at ringe til. Karens nye kollega i receptionen, Daniel, har spurgt, om han ikke også kan få de brugere, så Karen eksporterer sine brugerdefinerede personer i en fil, og giver filen til Daniel, som så importerer dem. Nu kan både Karen og Daniel hurtigt og nemt ringe og bestille taxier eller borde på restauranterne, men oplysningerne vises ikke i Zylinc-programmerne hos andre, der ikke har brug for dem.

• Importer brugerdefinerede brugere: Kræver at du har en fil med detaljer om brugerne, som du kan importere. Find filen på din computer, og klik Åbn, så bliver de pågældende brugere tilføjet til Zylinc-programmet som brugerdefinerede personer.

• Importer og erstat brugere: Denne mulighed virker på samme måde som Importer brugerdefinerede brugere bortset fra, at den sletter eksisterende brugerdefinerede personer.

Du kan redigere brugerdefinerede personer (altså brugere som du selv har tilføjet, se Tilføj en bruger i det foregående) såvel som brugere i offentlige grupper (altså brugere som jeres organisation har defineret).

Hvis du redigerer oplysningerne om en bruger i en offentlig gruppe, vil dine ændringer kunne ses af alle brugerne af jeres Zylinc-system.

I Time-overblikket eller i Grupper-overblikket, højreklik den ønskede bruger, og vælg Rediger.

Du kan redigere oplysninger om brugeren på flere faner:

Brugerdetaljer

På denne fane kan du redigere overordnede kontaktoplysninger om brugeren.

Hvis du redigerer oplysninger om en eksisterende bruger, bliver feltet rødt, og afkrydsningsfeltet ved siden af feltet bliver valgt. Hvis du ønsker at slette dine ændringer og vende tilbage til de oprindelige oplysninger, så ryd afkrydsningsfeltet.

Du behøver ikke at bruge alle felterne. Bare brug de felter, det giver mening at bruge i jeres organisation.

Grupper

Grupper-fanen kan kun ses, hvis du redigerer en brugerdefineret person.

På denne fane kan du angive, hvem der skal kunne se den pågældende, og hvilke grupper den pågældende skal være synlig i.

• Hvem kan se brugeren: Vælg hvilke brugergrupper der skal kunne se den pågældende. Vælg Alle, hvis alle skal kunne se den pågældende. Hvis en eller flere grupper ikke er valgt, vil deres medlemmer ikke kunne se den pågældende. Hvis kun du selv skal kunne se den pågældende, skal du altså ikke vælge nogen grupper.

• Grupper brugeren er i: Vælg hvilke grupper den pågældende skal være medlem af, og dermed optræde i. Hvis du ikke vil have, at den pågældende skal optræde i nogen grupper, skal du altså lade være med at vælge noget.

Eksempel: Du har tilføjet din søster som en brugerdefineret person, fordi det er praktisk for dig at have hendes kontaktoplysninger i dit Zylinc-program. Du vil ikke have, at andre end dig selv skal kunne se oplysningerne om din søster, så derfor vælger du ikke nogen grupper overhovedet.

Søgeord

Hvis der er behov for det, kan du tilføje søgeord om den brugeren. De kan være nyttige til oplysninger om særlige kompetencer og lign., som man så vil kunne søge efter for at finde relevante brugere.

Alternativ kontakt

Hvis der er behov for det, kan du vælge en person som kan kontaktes, hvis brugeren selv ikke er til stede.

Du kan også tilføje en Note med yderligere oplysninger. Noten behøver ikke nødvendigvis at handle om den alternative kontakt; du kan bruge den til alle former for relevante oplysninger. Noten kan ses, når man vælger den pågældende bruger i Time-overblikket. I modsætning til søgeord er noten ikke søgbar.

Du kan typisk kun slette brugere, du selv har tilføjet (se Tilføj en bruger i det foregående).

Sådanne brugere kan du slette på to måder:

• I Grupper-overblikket, udvid Brugerdefinerede personer, højreklik den bruger, du vil slette, og vælg Slet bruger.

  Denne metode virker godt, for du har jo selv oprettet brugerne i denne gruppe, så du vil altid have ret til at slette dem igen.

• I Time-overblikket, højreklik på den bruger, du vil slette, og vælg Slet bruger.