Se folk og deres tilgængelighed i din Web Agent

Tilgængelighedsoverblikket i den nederste halvdel af din Web Agent viser information om folks status og tilgængelighed.

Hvor mange personer du kan se i tilgængelighedsoverblikket afhænger af, om du har søgt efter nogen eller ej. Hvis tilgængelighedsoverblikket viser mange personer, kan det bestå af mere end én side. I så tilfælde kan du bruge knapperne nederst i tilgængelighedsoverblikket til at skifte mellem siderne.

Kalenderen i tilgængelighedsoverblikket viser folks aftaler osv.

Hvis du ikke kan se kalenderen, så prøv at placere din markør over en af tilgængelighedsoverblikkets overskrifter, fx Navn. Klik så på den lille pil og vælg Kolonner > Kalender.

Kalenderen viser som standard én dag, men du kan vælge et andet antal dage.

Aftaler vises med farvede bjælker i kalenderen. En bjælkes længde og placering viser start- og sluttidspunktet for aftalen. Farven viser aftaletypen. Rød betyder fx en privat aftale. Hvis kun bjælkens kant er farvet, er personen tilgængelig under aftalen.

Hvis nogen har aftaler der overlapper, vil aftalerne blive vist ved siden af hinanden. Hvis du vi se alle en persons aftaler på separate rækker, skal du klikke på ved siden af personens navn.

Du kan se detaljer om en aftale ved at klikke på den.

Når du vælger nogen i tilgængelighedsoverblikket, kan du se forskellige detaljer om dem:

  • Under tilgængelighedsoverblikket kan du se detaljer om personen selv.

    Hvis noget er gennemstreget, betyder det, at informationen er fortrolig. Du kan i så fald godt selv se og bruge informationen, men du må ikke give den videre til andre.

    Blandt detaljerne om personen finder du typisk også personens e-mailadresse. Du kan klikke på e-mailadressen for at sende personen en e-mailbesked, fx hvis du har brug for at sende dem en besked, om at nogen har ringet og spurgt efter dem, mens de var væk.

  • Til venstre for tilgængelighedsoverblikket kan du se den valgte persons aftaler.

  • I overblikket over aktive opkald, ovenover tilgængelighedsoverblikket, kan du se tilgængelige muligheder for at kontakte den valgte person.

Du kan redigere en persons detaljer ved at højreklikke på personens navn i tilgængelighedsoverblikket og vælge Rediger [personens navn].

Du har muligvis ikke ret til at redigere alle detaljer om den pågældende person.

Læg også mærke til Send besked-funktionen.

Brug statusikonerne i tilgængelighedsoverblikket til at se om folk er tilgængelige. Statusikonerne opdateres i realtid.

En person kan godt have flere slags status samtidig. Deres mobilstatus kan fx være forskellig fra deres bordtelefons linjestatus, og de kan også godt have en helt tredje status i Teams.

Du kan heldigvis nemt se folks samlede status ved hjælp af funktionen kombineret tilstedeværelse (det er kolonnen). Kombineret tilstedeværelse er en sammenfatning af nogens samlede status fra forskellige kilder, fx deres kalender, linjestatus, mobilstatus og Teams, så du hurtigt kan tjekke, om de er tilgængelige eller ej.

Personen er tilgængelig

Personen er optaget

Personen er ikke til stede

Personen er offline

Hvilke typer status for kombineret tilstedeværelse, I har til rådighed i jeres organisation, afgøres af jeres administrator.

Du kan også se folks status fra forskellige individuelle kilder i kolonnerne linjestatus, mobilstatus og Teams-status.

For at se, hvad de enkelte statusikoner betyder, kan du placere din markør over dem.

Du kan sortere kolonnerne, så du hurtigt kan se, hvem der er tilgængelige. Du sorterer ved at klikke på kolonnernes overskrifter.

Hvis en person er agent, kan du se vedkommendes agentstatus i tilgængelighedsoverblikkets agentstatus-kolonne. Eksempler:

Aktiv

Wrapup (det er et kort stykke tid, man som agent kan få, efter man har håndteret en henvendelse, så man har tid til at færdiggøre papirarbejde og lign., inden man skal i gang med den næste henvendelse)

Standby

Hvis en agent går offline, vil vedkommende ikke have nogen agentstatus.

Igen kan du sortere kolonnerne, så du hurtigt kan se, hvem der er aktive, standby osv.

Du kan sortere indholdet i de fleste af tilgængelighedsoverblikkets kolonner, når du klikker på den ønskede kolonnes overskrift.

Du kan bestemme, hvilke kolonner der skal vises i tilgængelighedsoverblikket: Placer din markør over en kolonneoverskrift, fx Navn. Klik på den lille pil og vælg Kolonner. Nu kan du vælge kolonner, fx:

  • Kombineret tilstedeværelse: Folks samlede status, typisk baseret på deres kalender, deres linjestatus, deres mobilstatus og deres Teams-status.

    Hvilke typer status for kombineret tilstedeværelse, I har til rådighed i jeres organisation, afgøres af jeres administrator.

  • Linjestatus: Status på personens telefon.

  • Mobilstatus: Status på personens mobil.

  • Microsoft Teams-status: Personens status i Teams.

  • Kontortelefonstatus: Status på personens kontortelefon, fx fra BroadWorks, Cisco eller lign.

  • Kalender: Vis kalender i tilgængelighedsoverblikket.