Nordisk Film under Egmont-koncernen søgte et nyt omstillingsbord til receptionen i Valby. Tidligere oplevede receptionisterne ustabilitet og forsinkelser, når de besvarede opkald, og løsningen var ikke cloud. Med Zylinc har de nu en stabil omstilling med mange funktioner, der gør de travle receptionisters hverdag lettere.

Af Helene Bonne

Nordisk Film var på jagt efter en ny løsning til deres reception. Den skulle ikke alene fungere stabilt, men også være i skyen. Behovet for at køre telefonomstilling via en browser og internet blev ikke mødt af deres tidligere leverandør, som heller ikke kunne levere den ønskede stabilitet. Derfor var Nordisk Film i markedet for en ny løsning.

”Vi googlede ’omstillingsbord’ og fandt jer. Jeres kundereferencer passede til os, og vi ’talte samme sprog’ i forhold til vores set-up. Desuden er I danske, ligesom vi er, så der var et godt match til vores brugere,” siger Martin T. Jepsen, IT Director i Nordisk Film.

”Vi googlede ’omstillingsbord’ og fandt jer. Jeres kundereferencer passede til os, og vi ’talte samme sprog’ i forhold til vores set-up. Desuden er I danske, ligesom vi er, så der var et godt match til vores brugere”

Martin T. Jepsen, IT Director i Nordisk Film.

Stabil forbindelse til mange opkald – uden supportsager

Nordisk Film har brug for en stabil forbindelse med øjeblikkelig lyd ved besvarelse af opkald.

”Vores tidligere omstilling var ustabil. Der var fx ventetid, så man ikke kunne ringe ind eller ud, og vi kunne ikke viderestille. Der var også forsinkelse fra opkaldet blev besvaret til vi kunne tale sammen. Det fungerede ikke,” siger Martin T. Jepsen.

Nu oplever Nordisk Film stabilitet hele tiden, forbindelse med det samme og god lyd i deres mange opkald.

”Og vi har ikke ret mange supportsager fra vores kollegaer. Før havde vi det ugentligt eller i hvert fald flere gange om måneden. Havde vi en i mandags?” spørgerOle Elming, Operation Specialist i Egmont IT Operations, sig selv retorisk. Ole er ansvarlig for IT-support.

Forskellige behov løses

I Nordisk Film er der fx mange freelancere, som skal lægges ind og tages ud af omstillingssystemet i takt med forskellige filmproduktioner. Desuden er det vigtigt at kunne sikre fortrolighed i forhold til fx skuespillere, lanceringer og udgivelser. Nordisk Film i Valby er med Nordiske Interactive desuden distributør for Sony PlayStation, som genererer mange opkald.

Her er det tanken, at PlayStation snart skal have sit eget ciffer i telefonslusen. Og fordi receptionen tager imod mange pakker og gæster, er de meget glade for skabelonerne til mail og sms.

Receptionen oplever også, at kollegaernes brug af deres Outlook-kalendere nogle gange driller. Især ved ferie, arbejde hjemmefra-dage eller barsel, som ikke er noteret i kalenderen, omstiller receptionen desværre opkald forgæves.

Men i Zylinc kan de lave en note ved hver kollega, som blot skal slettes ved udløb – fx ”Ferie til 4. august.” Det hjælper med at undgå unødvendige omstillinger og dermed give den optimale service. Det er også en fordel, at opkaldet kan gå tilbage den receptionist, der oprindeligt besvarede det, hvis opkaldet ikke bliver besvaret.

Smidig migration, træning og onboarding

Processen frem til at gå live med Zylinc oplevede Nordisk Film som god. Træningen og onboarding op til overgangen gik godt.

”Migreringen gik smidigt. Fra vi gik i luften, har Zylinc bare fungeret – også på det basale, fx instant forbindelse,” siger Martin T. Jepsen.

Nordisk Film i tal:

Antal faste medarbejdere i Nordisk Film Valby: Cirka 500

Antal receptionister, der bruger Zylinc i Nordisk Film Valby: 2-3

Antal daglige opkald: 100

Antal tenants: 2

Antal licenstyper: 9 x hybridagenter (som, alt efter behov, kan være Mobil, Web eller Simple Agents)