ZYLINC TIL KOMMUNER OG OFFENTLIGE STYRELSER
Giv god borgerservice hver gang!
… borgere har brug for god service med nærhed i dialogen, uanset hvilket behov de kontakter jer omkring!
Gør som mange andre kommuner og offentlige styrelser: Skift til operatøruafhængige Zylinc og få en bedre opgaveløsning med vores kontaktcenter/omstillingsløsning
Mange opkald, mange forskellige områder? Gør det nemmere og mere effektivt med Zylinc Cloud – og mist aldrig et opkald!
I skyen, skalérbar og fleksibel
… log på fra web eller mobil, justér licenser op og ned efter behov – og opsæt så mange køer med velkomstbeskeder, I har brug for
Læg egne søgeord oven på Entra ID data
… så I nemt kan finde frem og omstille til en relevant, ledig person på tværs af faggrupper
Lad borgere nyde god, strømlinet service
… med et fuldstændigt overblik over kollegaernes tilgængelighed, omstilling med ét klik samt mulighed for cifferopsamling og callback
Effektiv IT sikrer borgerservice på tværs
At give god service i offentlige organisationer kræver, at I skal møde massevis og utroligt forskelligartede borgerbehov hver dag.
Baseret på avanceret omstilling af opkald, ekspertise og borgersegment sikrer Zylinc Cloud, at I kan yde en professionel og personlig betjening med nærhed i hver eneste dialog.
Uanset om I arbejder fra mobiltelefonen eller en fast plads, eller begge dele, kan I besvare opkald fra forskellige køer med ét komplet overblik og i en letanvendt, intuitiv brugergrænseflade.
Vi er operatøruafhængige, vores licenser er flydende, og I får mulighed for:
SKYENS FLEKSIBILITET OG NEM SKALÉRBARHED med licenstyper til alle – uanset arbejdsstation kan I logge ind, og I kan vælge licenser (og let justere i takt med behov) til web, mobil og “klientløs,” så fx driftsfolk kan svare vagttelefoner 24/7
AT SE FORSKELLIGE FAGGRUPPERS TILGÆNGELIGHED på fx telefon, kalender, MS Teams, så I altid har totalt overblik og enkelt og effektivt kan omstille til den rette person på tværs af organisationen
AT UDNYTTE UBEGRÆNSEDE KØER OG STATISTIK til bemanding og beredskab – I kan kanalisere spidsbelastninger eller akutte udfordringer samt trække data på samtlige opkald, både internt og eksternt, så I kan tracke behov og bemande hensigtsmæssigt
AT INTEGRERE med fx Selvbetjening.nu og databaser – Zylinc Cloud bygger oven på jeres eksisterende teleudbyder og kan integreres med andre systemer, så det er nemt at yde god service og samtidig hjælpe borgeren til mere selvbetjening
AT BOOSTE EFFEKTIVITEN med cifferopsamling og callback – Bed borgeren indtaste CPR-nummer i telefonslusen, før deres opkald besvares. Eller tilbyd at ringe tilbage, når det er borgerens tur i køen. Begge dele forbinder jeres telefoni, databaser og organisation, så I sparer tid – og borgeren skal ikke gentage sig selv
Fordel opkald i forskellige køer – og få en bedre opgaveløsning samt mulighed for databaseret planlægning!
Uden at det koster ekstra kan I opsætte så mange opkaldskøer (IVR’er) med det antal velkomstbeskeder, I har brug for – a la “Tryk 1 for Jobcenteret, tryk 2 for Hjælpemiddelcenteret, tryk 3 for rådhuset,” og så videre. I kan selv oprette køer, og i hverdagen, men især ved spidsbelastninger eller akutte udfordringer, kan dette virkelig lette trykket og øge borgerservicen.
Via Entra ID har Zylinc Cloud allerede hele jeres stab i systemet. Det kan I berige med egne søgeord/tags/keywords. Så når en borger ringer og siger “Paragraf 84”, “rotter” eller “vejskade”, får I med det samme en liste frem over medarbejdere, der kan hjælpe – og hvorvidt de er ledige til omstilling. Det sikrer jer en bedre opgaveløsning, og både I og borgeren slipper for forgæves omstillinger.
Opgaveløsningen kan optimeres med Zylinc Cloud. Fordi I kan indsamle cifre i form af fx CPR- eller sagsnumre allerede i telefonslusen, I kan hurtigt slå korrekt op i jeres øvrige systemer eller databaser.
Det solide statistikmodul gør, at I baseret på data kan sikre den rette bemanding samt til enhver tid tracke status på køer. Med jeres egne årsagskoder kan I hurtigt få overblik over, hvad borgerne ringer angående. Det kan I bruge til at skrive svar i FAQ’en på jeres hjemmeside eller indtale vente/velkomstbeskeder omkring.
Zylinc Cloud er designet og udviklet i Danmark til danske vaner og servicekultur – og udvikles løbende baseret på feedback fra jer brugere.
Mange af landets kommuner benytter allerede Zylinc Cloud til at levere enestående borgeroplevelser
Det er blevet mere overskueligt at søge efter kollegaer med få klik, hvilket optimerer min arbejdstid, og giver mig mulighed for at fokusre på borgerne, der henvender sig, i stedet for at skulle håndtere et it-system
Pia, receptionist i Vallensbæk kommune
Enestående service – uanset hvor medarbejderen sidder
Med Zylinc Cloud kan jeres medarbejdere arbejde hjemmefra uden at gå på kompromis med kvaliteten af borgerservice.
Jeres medarbejdere har adgang til alle borgernes oplysninger og indgår som en del af teamet, præcis som om de sad på kontoret.
Se en kort video om Zylinc Cloud her >
I skyen, sikkert og opdaterer automatisk – også fra andre IT-systemer
Zylinc Cloud kører i Microsoft Azure, hvilket sikrer optimal tilgængelighed og stabilitet. Skyen sikrer også, at I løbende får de seneste opdateringer automatisk udrullet (uden at bebyrde intern IT). Det bidrager til sikkerheden.
Data hentes fra Microsoft Entra ID (det tidligere Azure AD), så al medarbejderinformation opdateres automatisk i takt med ansættelser, rokeringer og opsigelser. På samme måde opdateres al borgerinformation løbende, når I opdaterer sagerne i jeres øvrige systemer/databaser.
I kan være sikre på, at der altid er nogen, der svarer på akut-nummeret i Zylinc – vores historiske oppetid er på 99,98 %!
Ofte stillede spørgsmål
Kan vi også få telefoni ved Zylinc?
Nej, vi er en overbygning til jeres eksisterende telefonløsning.
Hvad mener I med ‘overblik over kollegaer’?
Som de eneste på markedet indsamler Zylinc status i realtid på tværs af MS Teams, MS Outlook-kalenderen, mobiltelefon og kontortelefonen. Så hvis en kollega fx taler i mobiltelefon, er deres ikon rødt (for optaget). Når de lægger på, bliver tilgængelighedsikonet i Zylinc grønt.
Samtidig kan I med farvekoder og dermed med et øjekast se, om kollegaer er tilgængelige, i møde, til frokost, på ferie/barsel og lignende.
Hvor mange køer (IVR’er) indgår i Zylinc?
Der er ingen begrænsning. I kan nemt selv oprette så mange køer (IVR’er), I har behov for – fx ‘skoler’ og ‘Hjælpemiddelcenteret’ eller midlertidige aflastningskøer ved travle perioder. Køer kan have forskellige åbningstider, og I kan vælge at tilbyde fx callback og digit collect på visse køer, men ikke andre.
Hvis I fx har et akut nedbrud i Borgerservice eller vil oplyse om at vandet lukkes en dag i et ældrecenter, kan I nemt oprette og indtale nye velkomst/vente-beskeder.
I det hele taget kan I designe callflowet til jeres virksomhed stort set om det passer jer.
Hvordan finder man kompetencer eller medarbejdere i andre afdelinger?
Indbygget i Zylinc er en kraftig søgemotor. Med nøgleordstags som fx ’tilflytter’, ’hegnsloven’ eller ’akut vejskade’ kan I let se hvem, der er den rigtige person til at hjælpe borgeren og se, om personen er ledig til at tage imod et telefonopkald.
Det er også nemt at oprette egne grupper på tværs af fx kontorer, institutioner og centre. Så har I de mest relevante numre ved hånden og kan omstille med ét klik.
Der er naturligvis også plads til kommentarer og anden information i ’Note’-feltet, så I kan også søge på ord eller navne.
Samtidig kan I tydeligt se, om kollegaen er ledig og derefter omstille borgeren med et enkelt klik.
Hvilke licens-typer har I i Zylinc?
Med Zylinc er der en licenstype, der matcher de fleste behov. Vi har 4 forskellige licenstyper – fra supervisor, der henvender sig til teamledere med behov for at adminstrere agenter og køer over avancerede reception/agent-licenser med adgang til en komplet omstillingsløsning til mobile medarbejdere, der ikke sidder ved et skrivebord.
Fordi alle medarbejdere er integreret i det samme system, har I overblik over hinandens tilgængelighed og kan smidigt og let omstille på tværs af faggrupper og centre/kontorer.
Zylinc er bygget til at nemt kunne skaleres op og ned i forhold til jeres behov. Og en licens hos os kan bruges af flere medarbejdere – så længe de ikke er logget ind samtidig.
Hvordan får vi overblik over performance?
I Zylinc har I adgang til et realtidsoverblik over situationen i jeres receptioner/omstillinger/centre. I jeres wallboard kan definere, hvad I vil ønsker indsigt i – fx den aktuelle SLA, hvor mange opkald der venter i kø, bemandingen på køerne, osv.
Wallboards er et add-on og kan vises på så mange skærme, I ønsker – I betaler blot per design.
Hvordan bruger man årsagskoder i Zylinc?
Årsagskoder giver den, der svarer opkaldet mulighed for at efter endt samtale afkrydse, hvad henvendelsen drejede sig om.
I kan selv definere, hvad årsagskoderne skal hedde og hvor mange, I ønsker.
Med årsagskoder får I mulighed for at se, hvad beboerne ringer om. Det giver jer mulighed for at træne medarbejdere ekstra inden for disse områder eller på anden vis forberede jer, fx ved at uddybe information om dette område på jeres hjemmeside eller i borgerbreve.
Hvad er callback (‘Ring mig op’) og cifferindsamling?
Callback er en service, som er en del af Zylinc. Med callback tilbyder I borgerne at ringe retur, uden at de behøver vente i røret. Det opleves som en god service – især, hvis der opstår lidt længere ventetid.
Callback hos os kan håndtere internationale telefonnumre.
Cifferindsamling er den service, hvor borgere kan indtaste fx sagsnummer eller CPR-nummer, inden de kommer igennem til en medarbejder.
Når borgerens opkald bliver besvaret, får jeres medarbejder borgerens sag op på skærmen og skal dels ikke bruge tid på at bede borgeren finde det frem og oplyse det, dels opleves det som god service.
Cifferindsamling kan registrere tal, ikke bogstaver, da indtastningen sker via telefonen.
Har I NPS og mulighed for optagelse af opkald?
Ja, I kan tilkøbe NPS – det er faktisk en standardintegration, vi har klar. Efter endt samtale modtager borgeren en sms, som I formulerer, med et link, hvor de kan give samtalen en karakter og en begrundelse.
Det samme gælder for optagelse af telefonsamtaler. Som et tilkøb kan I vælge, om optagelserne skal gemmes i 30 dage eller 2 år. Herefter slettes selve optagelserne, men anonymiseret data om opkaldet kan stadig indgå i jeres statistik.
Hvis I ikke ønsker call recording, indgår følgende værktøjer i Supervisor Agent-licensen: Lyt med, Hviske, Bryd ind og Info om medlyt.
Zylinc kan justeres op og ned i forhold til add-ons, som vi kalder fx NPS og optagelse af opkald.
Hvilke systemer kan Zylinc integrere til?
Vi kan lave integrationer til mange databaser og andre 3. partssystemer via OpenAPI – fx Selvbetjening.nu. Vi har standardintegrationer til fx 118, Salesforce og Zendesk – og der kommer løbende flere til.
Vil du høre eller se mere?
Vil du have en uforpligtende gennemgang af Zylinc
målrettet offentlige organisationer eller høre mere om, hvorfor andre er skiftet til en mere personlig og effektiv borgerserviceoplevelse?