ZYLINC TIL EJENDOMSADMINISTRATION:
Giv beboere god service – hver gang og uanset behovet
… Lejere, ejere, beboere, kommende beboere. De har alle brug for det samme: God kundeservice, når de gør en bolig til et hjem.
Få gavn af nem og effektiv ejendomsadministration med Zylinc
Kanalisér spids-belastninger eller akutte udfordringer
… fordi I kan opsætte så mange køer med velkomstbeskeder, I har brug for
Træk data på samtlige opkald både internt og eksternt
… så I kan bemande hensigtsmæssigt og tracke behov
Lad beboere nyde god, strømlinet service
… med callback samt fuldstændigt overblik over tilgængelighed og nem omstilling på tværs af alle faggrupper internt
Integreret IT sikrer effektiviteten og kundeservice på tværs
At give god service i ejendomsadministration kræver, at kundeservice skal møde massevis og utroligt forskelligartede behov – fra at en kommende beboer vil skrives op og høre om ventetider over beboere, der skal have hjælpe med indflytning, vand/varme, husdyr, renovering og betaling til at beboere bytter bolig eller fraflytter.
… Alt imens kan der opstå akutte spørgsmål om indeklima, fremleje, boligstøtte, husleje og drift …
LICENSTYPER TIL ALLE, så driftsfolk kan svare vagttelefonen 24/7 og administrationsfolk kan svare opkald fra forskellige køer med ét komplet overblik over alle bebeboersager
SE FORSKELLIGE FAGGRUPPERS TILGÆNGELIGHED på fx telefon, kalender, Teams, så I altid har totalt overblik over hinandens tilgængeligehed og nemt kan få den rette person i tale på tværs af landet
UBEGRÆNSEDE KØER OG STATISTIK TIL BEMANDING OG BEREDSKAB sikrer, at I både internt og eksternt samt både enkelt og effektivt altid kan omstille til den rette
I SKYEN OG KAN INTEGRERES med fx Unik – Zylinc bygger oven på jeres eksisterende teleudbyder og kan integreres med jeres eksisterende beboverinformation, CRM-system og Unik
Hej teamleder! Tag toppen af spidsbelastninger med databaseret planlægning!
Uden at det koster ekstra kan du opsætte så mange køer (IVR’er) med det antal indspillede beskeder, der er brug for. Ved spidsbelastninger eller akutte udfordringer omkring fx vand/varme kan dette virkelig lette trykket og øge kundeservicen.
Det solide statistikmodul gør, at du baseret på data kan sikre den rette bemanding samt til enhver tid tracke status på køer. Med jeres egne årsagskoder kan du hurtigt få overblik over, hvad kommende og eksisterende beboere ringer omkring. Det kan I bruge til at skrive svar i FAQ’en på jeres hjemmeside eller indtale vente/velkomstbeskeder omkring.
Med Zylinc I kan desuden bede beboere indtaste sagsnumre eller tilbyde callback, hvilket viser jeres beboere, at I værdsætter deres tid, og at kundeservice er en prioritet hos jer.
Mange af landets førende ejendomsadministrationsselskaber benytter allerede Zylinc til at levere enestående kundeoplevelser
Undgå de 3 kundeservice-dødssynder
Omstille beboeren forgæves eller omstille til en telefonsvarer, der aldrig bliver aflyttet
Give beboeren et nummer, de skal ringe tilbage på senere
At beboeren skal gentage svar på de samme spørgsmål ved omstilling
Enestående kundeservice – uanset hvor medarbejderen sidder
Med Zylinc Cloud kan jeres medarbejdere arbejde hjemmefra uden at gå på kompromis med kvaliteten af kundeservice.
Jeres medarbejdere har adgang til alle beboeres oplysninger og indgår som en del af teamet, præcis som om de sad på kontoret.
Se en kort video om Zylinc Cloud her >
I skyen, sikkert og opdaterer automatisk – også fra andre IT-systemer
Zylinc Cloud kører i Microsoft Azure, hvilket sikrer optimal tilgængelighed og stabilitet. Skyen sikrer også, at I løbende får de seneste opdateringer automatisk udrullet, uden at intern IT skal ind over. Det bidrager til sikkerheden.
Data hentes fra Microsoft Entra ID (det tidligere Azure AD), så al medarbejderinformation opdateres automatisk i takt med ansættelser, rokeringer og opsigelser. På samme måde opdateres al beboerinformation løbende, når I opdaterer sagerne i jeres CRM-system eller Unik.
I kan være sikre på, at der altid er nogen, der svarer på akut-nummeret i Zylinc – vores historiske oppetid er på 99,98 %!
Ofte stillede spørgsmål
Kan vi også få telefoni ved Zylinc?
Nej, vi er en overbygning til jeres eksisterende telefonløsning.
Hvad mener I med ‘overblik over kollegaer’?
Som de eneste på markedet indsamler Zylinc status i realtid på tværs af MS Teams, Outlook-kalenderen, mobiltelefon og kontortelefonen. Så hvis en kollega fx taler i mobiltelefon, er deres ikon rødt (for optaget). Når de lægger på, bliver tilgængelighedsikonet i Zylinc grønt.
Samtidig kan I med farvekoder og dermed med et øjekast se, om kollegaer er tilgængelige, i møde, til frokost, på ferie/barsel og lignende.
Hvor mange køer (IVR’er) indgår i Zylinc?
Der er ingen begrænsning. I kan nemt selv oprette så mange køer (IVR’er), I har behov for – fx ‘fraflytning’ og ‘husleje’ eller midlertidige aflastningskøer ved månedsafslutninger eller travle perioder. Køer kan have forskellige åbningstider, og I kan vælge at tilbyde fx callback og digit collect på visse køer, men ikke andre.
Hvis I fx har et akut nedbrud i varme eller vil oplyse om at vandet lukkes en dag i en bygning, kan I nemt oprette og indtale nye velkomst/vente-beskeder.
I det hele taget kan I designe callflowet til jeres virksomhed stort set om det passer jer.
Hvordan finder man kompetencer eller medarbejdere i andre afdelinger?
Indbygget i Zylinc er en kraftig søgemotor. Med nøgleordstags som fx ’fraflytning’, ’lejeansøgning’, ’akut vandskade’, ’husdyrtilladelse’ eller dine egne, lokale grupper kan I let se hvem, der er den rigtige person til at hjælpe beboeren.
Det er også nemt at oprette egne grupper på tværs af fx kontorer, beboere og ejendomme. Så har I de mest relevante numre ved hånden og kan omstille med ét klik.
Der er naturligvis også plads til kommentarer og anden information i ’Note’-feltet, så I kan også søge på ord eller navne.
Samtidig kan I tydeligt se, om kollegaen er ledig og derefter omstille beboeren med et enkelt klik.
Hvilke licens-typer har I i Zylinc?
Med Zylinc er der en licenstype, der matcher de fleste behov. Vi har 4 forskellige licenstyper – fra supervisor, der henvender sig til teamledere med behov for at adminstrere agenter og køer over avanceret reception/agent med fuld callcenterløsning til mobile medarbejdere, der ikke sidder ved et skrivebord.
Fordi alle medarbejdere er integreret i det samme system, har I overblik over hinandens tilgængelighed og kan smidigt og let omstille på tværs af faggrupper og callcentre/kontorer.
Zylinc er bygget til at nemt kunne skaleres op og ned i forhold til jeres behov. Og en licens hos os kan bruges af flere medarbejdere – så længe de ikke er logget ind samtidig.
Hvordan får vi overblik over performance?
I Zylinc har I adgang til et realtidsoverblik over situationen i jeres callcenter/centre. I jeres wallboard kan definere, hvad I vil ønsker indsigt i – fx den aktuelle SLA, hvor mange opkald der venter i kø, bemandingen på køerne, osv.
Wallboards er et add-on og kan vises på så mange skærme, I ønsker – I betaler blot per design.
Hvordan bruger man årsagskoder i Zylinc?
Årsagskoder giver den, der svarer opkaldet mulighed for at efter endt samtale afkrydse, hvad henvendelsen drejede sig om.
I kan selv definere, hvad årsagskoderne skal hedde og hvor mange, I ønsker.
Med årsagskoder får I mulighed for at se, hvad beboerne ringer om. Det giver jer mulighed for at træne medarbejdere ekstra inden for disse områder eller på anden vis forberede jer, fx ved at uddybe information om dette område på jeres hjemmeside eller i velkomstmapper.
Hvad er callback (‘Ring mig op’) og digit collect?
Callback er en service, som er en del af Zylinc. Med callback tilbyder I beboerne at ringe retur, uden at de behøver vente i røret. Det opleves som en god service – især, hvis der opstår lidt længere ventetid.
Callback hos os kan håndtere internationale telefonnumre.
Digit collect er den service, hvor beboere kan indtaste fx fakturanummer, bolignummer eller CPR-nummer, inden de kommer igennem til en medarbejder.
Når beboerens opkald bliver besvaret, får jeres medarbejder beboerens sag op på skærmen og skal dels ikke bruge tid på at bede beboeren finde det frem og oplyse det, dels opleves det som god service.
Digit collect kan registrere tal, ikke bogstaver, da indtastningen sker via telefonen.
Har I NPS og call recording?
Ja, I kan tilkøbe NPS – det er faktisk en standardintegration, vi har klar. Efter endt samtale modtager beboeren en sms, som I formulerer, med et link, hvor de kan give samtalen en karakter og en begrundelse.
Det samme gælder for call recording. Som et tilkøb kan I vælge, om optagelserne skal gemmes i 30 dage eller 2 år. Herefter slettes selve optagelserne, men anonymiseret data om opkaldet kan stadig indgå i jeres statistik.
Hvis I ikke ønsker call recording, indgår følgende værktøjer i Supervisor Agent-licensen: Lyt med, Hviske, Bryd ind og Info om medlyt.
Zylinc kan justeres op og ned i forhold til add-ons, som vi kalder fx NPS og call recording.
Hvilke systemer kan Zylinc integrere til udover Unik?
Vi kan lave integrationer til mange CRM- og andre 3.partssystemer via OpenAPI. Vi har standardintegrationer til fx 118, Salesforce, Zendesk og Unik – og der kommer løbende flere til.
Vil du høre eller se mere?
Vil du have en uforpligtende gennemgang af Zylinc
målrettet ejendomsfirmaer eller høre mere om, hvorfor andre er skiftet til en mere personlig, effektiv og beboer-centreret kundeserviceoplevelse?